事務所ブログblog

ひな形を基に、ご自身(労務の責任者の方など)で就業規則を作成される場合のポイント

仕事柄、就業規則を見せて頂くことが多く、その際に気づいた点を踏まえ、ご自身でメンテナンスされている場合のポイントについてご説明いたします。
これらは、私自身がご依頼頂いた場合に注意しているポイントでもあります。

作成ポイント

①会社の実態と合うかどうかの検討

大きな会社のひな形の場合ですと、かなり手厚い条文(例えば休職期間、手当)があったり、同業界の会社のひな形でもその会社独自の内容(例えば欠勤控除方法、変形時間制)が規定されていることがあります。
また、法的には義務ではなく、努力義務でも構わない内容も、義務として規定している場合があります。
これらは、自社の実態と合うのかどうかの検討が必要となります。後に「いつのまにそんな規定作ったんや!」と、トラブルになりかねません。

②記載事項が抜けていないかの確認

就業規則に記載する内容には、下記のとおり、必ず記載しなければならない事項(絶対的必要記載事項)と、当該事業場で定めをする場合に記載しなければならない事項(相対的必要記載事項)があります。
(労働基準法第89条)
これらの一部がひな形に抜けていることがあります。(規定し忘れか意図的にかわかりませんが)

■絶対的必要記載事項
  • 1 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇 並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
  • 2 賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  • 3 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
■ 相対的必要記載事項
  • 1 退職手当に関する事項
  • 2 臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項
  • 3 食費、作業用品などの負担に関する事項
  • 4 安全衛生に関する事項
  • 5 職業訓練に関する事項
  • 6 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  • 7 表彰、制裁に関する事項
  • 8 その他全労働者に適用される事項

③法改正に対応できているかの確認

近年、頻繁に法改正が行なわれているため、それらに対応できていないひな形があります。
その場合は、法改正に合わせた改定が必要になります。よくあるのが、育児介護休業規定です。

④ある条文を修正した場合に合わせて関連条文を修正できているかの確認

ひな形には、ある条文を引用している関連条文がある場合があります。自社に合うようにある条文を修正した場合に、合わせて修正すべき関連条文を、何十ページも最初から最後まで読んで、見つけ、修正する必要があります。これが結構な手間がかかります。
つい読み飛ばしがちですが、修正すべき関連条文がないかと意識して読むと見つかりやすいです。

⑤体裁が整っているかの確認

① 1.(1)ア.などの番号記号が不規則に使用されている、社員、従業員、労働者など統一されていないなどの場合があります。
これらは、いくつかのひな形から抜粋していると起こりやすいです。

チェック方法の工夫

ご自身で作成された場合は、普通にチェックしても修正点が見つけにくいもので(心理的に正しいと思いがち?)、何らかの工夫が必要です。
以下、経験上効果のあるチェック方法をいくつかご紹介します。

  • ①作成した翌日など時間を置いてチェック。一晩寝て、頭がフレッシュな状態だと修正点がみつかりやすいです。
  • ②ワードの音声聞き取りでチェック。音読して目で見て耳で聞くとみつかりやすいのですが、何十ページもある就業規則では大変です。そこでイヤホンをして、ワードの音読読み上げを聞きながら目で見ていくと負担が少なくチェックできます。
  • ③会社の実態やある程度の労務知識のある、作成に携わってない人に見てもらう
    特に作成に携わっていないというところがポイントで、意外な修正点を見つけてもらえることがあります。

以上がご自身で作成される場合(チェック方法を含む)のポイントと考えますが、ご参考までに、社労士に依頼された場合のメリットについてもご説明します。

社労士依頼のメリット
  • ①上記プロセスを通常業務の合間に行なうのは、かなりの負担になります。料金はかかりますが、その負担がなくなること。特に会社実態に合うのかどうかのところは、経験知識のある社労士と質疑応答して話しているうちに「あ、そういえば!」と思い出しやすく、さらに助言があった方が検討しやすいものです。
  • ②作成作業に直接タッチしないことで、違和感のあるところなどが見つけやすい。
  • ③ある条文が必要な理由や法改正の内容など、説明が聞けること。他の会社からもらったひな形には説明が載っていないのが通常です。
    説明を聞くことで理解度が深まり、今後、従業員から質問受けた時にも対応しやすくなります。

作成プロセスは、いろいろあるとは思いますが、私の場合は、労務の責任者の方と社長にも加わって頂いて打ち合わせを複数回おこない、ポイントととなるところの理解度を深めて頂くことを重視しています。
経験上、ポイントを押さえていれば、後々の従業員対応が全然違ってきます。
以上、ご参考になれば幸いです。

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更新日|2022 05 30

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