事務所ブログblog

人事評価表の「補足説明」を渡す大切さ

1.評価基準についての認識を合わせる

かつて、ある社員の方に人事評価を伝える面談に同席したことがあります。
終始何かしっくりいかない雰囲気です。
やりとりを聞いている中で、評価基準項目についての認識にズレがあることに気づきました。
たとえば、責任感といっても上司と部下で捉え方が違うことがあります。
結局、その面談は、評価については言葉では受けいれたものの、すっきりしない表情のまま終わりました。

それ以来、評価基準の認識のズレが出にくいような工夫をする、つまり人事評価表にその補足説明をつけることをお勧めするようになりました。

人事評価表の各評価項目は、スペースの関係で簡素な表現になっています。
たとえば、

責任感 困難があっても、自らの役割を果たしていたか
不明な点はあいまいにせず、自分で調べたり、上司や先輩に確かめ、仕事を行っていたか
ミスに対して責任回避することはなかったか

な感じです。

改めて読んでみるとわかりますが、これらの表現だと人によってばらつく可能性があります。
※よくある評価エラーの原因にもつながっていると考えます。

添付する補足説明には、例えば責任感の3では、

補足説明
責任感 1つの仕事にはたくさんの関係する方々がいることを十分認識し、ミスをした場合には、まずはしっかりと謝罪し、そのうえで責任をもった対応がとれていたか。

と、詳しく書きます。
ただし、その補足説明はあくまで例示で、これだけではないことは書いておきます。
あくまでイメージしやすくし、理解がズレないようにするための工夫です。

特に入社間もない社員は、まだ指導された経験が少ないため、よりわかりやすく伝える必要があります。
入社初日に人事評価表と補足説明を読んでもらって、ポイント説明でもすれば、理解度が違ってきます。

2.何度も見返せる効果

人事評価表を渡さず、面談の際に口頭で伝える会社がありますが、日々仕事の情報がどんどん入ってきて、口頭で伝えるだけでは忘れるものです。

人事評価に対する従業員アンケート調査では、評価の基準がよくわからないが大抵1位になっています。

これは、人事評価表とその補足説明を渡すことでクリアになります。

さらに大切なのは、人事評価表で明らかになった課題を実際に改善していってもらうことです。
そのためには、忘れないようにいつも意識している、そのために時々見てもらうことは大事なことです。

これまで人事評価表のみを渡していた、または渡さず口頭説明のみだったということでしたら、人事評価表とその補足説明を渡すというのは、ちょっとした工夫でできます。

これを機会にご検討されてみてはいかがでしょうか。

※よくある評価エラー

① ハロー効果
特定の要素が優れている、または反対に劣っていると、すべての要素が優れている、または、劣っていると錯覚すること。

② 寛大化傾向/厳格化傾向
「寛大化傾向」自分の部下をヒイキ目にとらえたり、評価者の観察不足、評価に対する自信のなさなどから、実態より優れているように甘く評価してしまうこと。
「厳格化傾向」これくらいできて当然だと言わんばかりに評価を厳しくつけること。

③ 中央化傾向
評価者の観察不足などで無難に評価しようとして、中央値に偏った評価をしてしまうこと。

④ 論理誤差
評価項目間で論理的な関連があると、特定項目が優れていると関連する項目も優れていると評価してしまうこと。

⑤ 対比誤差
評価者が自分自身と比較して評価し、過大、過少に評価してしまうこと。

⑥ 期末効果
評価は評価対象期間の全てで行うものであるが、印象が強い評価時点の直前(対象期間の終了時点)で評価してしまうこと。

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更新日|2022 04 18

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