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オンラインツールを使って、他部署・他部門との連携を促進していく

オンラインツールを使って、他部署・他部門との連携を促進していく

コロナ禍がきっかけとなり、年賀状だけのつきあいの大学時代の友人と3人でオンライン交流をするようになりました。大学を卒業して以来、30年ぶりの交流ですが、3回ほどおこなうとかなりブランクが埋まり、人間関係が再構築された感じがします。
また、交流・意見交換の後で、いつもとはちょっと違う・意外なアイデアが出ることに少し驚いています。
その要因としては、
・3人だけなのでじっくり話ができ、深い理解につながっていること
・異なる業種・職種同士(いつもの関係者同士の会議などとの違い)のため発見や刺激があること

が考えられます。

社内でお互いに連携し合っていると、円滑に業務が進み、何かトラブルが生じても協力して対応できます。その意味で、他部署・他部門とも連携することは大変重要です。
しかしながら、多くの社員の方の目は、所属部署の業務のみに注がれています。そのため、社内全体で連携して課題を解決したり、業務を改善したりする意識が不十分になりがちです。
そのような現状から、会社の課題として、他部署・他部門との連携(いわゆる縦割りの壁の解消)をあげられる場合が少なくないですが、その方策として、この3人でのオンライン交流を応用することを以下ご提案します。

連携とういうのは、人間関係がベースにあるとうまくいくものですが、そこがネックになっている場合が多いと考えます。日頃の仕事で浅いやり取りしかしていなくて人間関係が希薄な場合は、連携は難しくなります。

そこで、人間関係を構築し連携がしやすくなる方策として、まずは、お互いを知るきっかけを会社として提供します。
お互いを知ると言っても、ある程度じっくりコミュニケーションをとる機会が必要です。
具体的には、他部署のメンバー同士3人で情報交換・意見交換を行い、語り合う場「3人交流会」を用意します。テーマは、お互いの業務や部署のことから入っていき、会社全体や業界のことなど、時には脱線もあり、いろいろな展開があり得ます。関心のあるところがあれば掘り下げていくなど臨機応変に行えばいいと思います。
結果として、お互いのことをよく理解し、人間関係を構築していければいいわけです。

同じ事業所同士であれば対面で会議室でもできますが、密を避けるのであればオンラインで実施します。
離れた事業所同士であればオンラインで実施し、在宅勤務の際にオンラインで実施も可能です。

ちなみに、「3人交流会」にはもうひとつの効果があります。冒頭の例のように、自分とは異なる仕事をしているメンバーの話には、発見や刺激があるということです。その場ですぐに何かアイデアが出るわけではないですが、後々何らかのアイデアに繋がる場合があります。まさに3人寄れば文殊の知恵です。
アイデアマンと呼ばれる方は、自らの専門・専門外を問わず、いろんな人の話を聞いて発想に活かしておられる印象があります。

人間関係の構築はそれなりに時間を要しますので、同じメンバーでの「3人交流会」を1回限りではなく、一定期間を置いて3回ぐらいは実施するのがベターです。
話す材料については、期間をおけばそれなりに出来事も起こっていると思われますので、困らないはずです。
実施頻度は、同じメンバーで例えば3ヶ月おきに1回、計3回実施など継続性を持たせます。単発では効果は少ないです。継続することにより、人間関係もでき、それぞれの部署の外からは見えなかったことが分かるようになります。

「3人交流会」の3人とする理由をもう少し付け加えますと、じっくり話せ、話すことを我慢することも少なく、結果として話す量が多くなるからです。それ自体での満足度があり、参加意欲が高まります。2人が会話しているときに、あと1人は2人の会話を聞きながらも次に話すこと・質問することを考えたり、少しゆっくりしたりもできます。

司会は、3人なので特に決めなくても自然と進んでいきます。
人数が多くなると司会のスキルによって話し合いの質が左右されますが、3人だとそこは気にしなくてもいいところが大きなメリットです。

メンバー選定は、どの部署の誰と誰と誰をメンバーにするか、今後連携してもらいたい部のキーマン同士を選ぶなど会社や部の方針などを踏まえて決めます。業務時間内の研修ですので。

事前には、簡単な自己紹介&所属部署の紹介シートを作成しメンバー全員に配布しておくと、初回はスムーズに会話ができます。営業の初回訪問で事前に訪問先のHPを見ておくのと同様です。
それにより、メンバーにどんなことを質問するのかを準備でき、参加意識が高まります。

本番では、メンバーの担当業務や他部署のことを質問して聞くところから入り、そこからいろいろと広げたり深めたりしていきます。
聞くことと話すことのバランスを意識し、お互いに有意義な時間になるよう協力します。

事後報告として、勤務時間内の研修ですので、終了後には簡単なレポート1枚(負担にならない程度)を書いてもらいます。交流会を通じて得た気づき、今後の仕事にどう活かすかについてなどです。

同じ会社である他部・他部門のことが、あたかも他社のようによくわからない。。。そのことによるデメリットは大きいです。しかしながら、連携していこうと言ってみても、なかなか進まないのも現実です。
連携には人間関係の構築が必要となるため、一朝一夕にはいきませんが、「3人交流会」のようにコミュニケーション方法を工夫しながら、地道に継続していけば、効果は徐々に出てくると考えます。
また、「3人交流会」をきっかけに、お互いわからないことを気軽に尋ねたりできるようになりますし、軌道に乗れば、それをベースに課題解決のための勉強会やプロジェクトなどと発展させていくことも可能です。

他部署・他部門との連携が課題であれば、まずはお試し頂ければと思います。。。

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更新日|2021 10 10

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