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部下の人事評価のために、指導観察メモのおすすめ

部下の人事評価のために、指導観察メモのおすすめ

半年や1年に1度の人事評価表の記入をする場合、その対象期間に部下の働きぶりがどうであったかを思い出しながら評価を記入する方が少なくありません。

思い出しながらといっても、その間さまざまな出来事があり、そう覚えていられるものではありません。
結局、どう記入すればいいか悩むことになります。
そして、これが一般的に言われている「よくある評価者の陥る傾向」になる主要因と考えます。

「よくある評価者が陥りやすい傾向」とは。。。

① ハロー効果
特定の要素が優れている、または反対に劣っていると、すべての要素が優れている、または、劣っていると錯覚すること。
②寛大化傾向/厳格化傾向
「寛大化傾向」自分の部下をひいき目にとらえたり、評価者の観察不足、評価に対する自信のなさなどから、実態より優れているように甘く評価してしまうこと。
「厳格化傾向」これくらいできて当然だと言わんばかりに評価を厳しくつけること。
③ 中央化傾向
評価者の観察不足などで無難に評価しようとして、中央値に偏った評価をしてしまうこと。
④ 論理誤差
評価項目間で論理的な関連があると、特定項目が優れていると関連する項目も優れていると評価してしまうこと。
⑤ 対比誤差
評価者が自分自身と比較して評価し、過大、過少に評価してしまうこと。
⑥ 期末効果
評価は評価対象期間の全てで行うものであるが、印象が強い評価時点の直前(対象期間の終了時点)で評価してしまうこと。

評価の際に、何となく覚えていることを思い出しながら記入するとなると、例えば、上記の③中央化傾向のように無難に評価しようとなりますし、②寛大化傾向のように甘めに記入しておこうなどとなりがちです。
他方、指導観察メモがあると、書き留めた事実を根拠にしっかりと自信を持って評価を記入できます。

人事評価表は、会社や職種によってさまざまな種類がありますが、対象期間中の働きぶり(事実)を基に評価をつけるという本質は同じです。
よくある評価項目としては、例えば、協調性「必要に応じて自発的に同僚を手伝うなど、周囲へ気を配っていたか」や報連相「失敗や間違ったことをした場合は、素早く上司に報告したか」など、これらが10項目以上に及ぶと、関係する事実を覚えておくのは至難の業です。
従いまして、日頃から部下へ指導したこと、部下の働きぶりについて観察したことを記録としてメモにとっておくことが必要となります。

通常業務が忙しい中で、指導観察メモをつけておくのは負担が生じます。
しかし、メモをつけないで評価するということは、どうつけていいか悩まないといけないため、精神的負担はさらに大きくなり、根拠があいまいになりがちで、評価面談での部下への説明も難しくなります。
そのため、定期的にしなければいけない評価記入及び面談説明は、気が重いと思っている評価者の方が少なくないのもうなずけます。

指導観察メモをつけておくことは、何よりも、面談での説得力が違います。
部下からは、本人も忘れている事実を基に評価の説明があるので、よく見てくれているとの信頼感が生まれます。

部下の人事評価をつけるために、日頃から指導観察メモをつけることをおすすめします。

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更新日|2021 08 02

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